Comment produire efficacement à plusieurs

Je vous propose de découvrir un article en lien avec la réalisation d’un travail collectif : l’ouvrage « Comprendre le métier de consultant » :
Comment produire efficacement à plusieurs?
Bonne lecture et merci de vos retours

Marine Cousin-Bernard

Qu’est ce qu’un référentiel de management de projet ?

La définition la plus courante d’un référentiel est la suivante : une collection de bonnes pratiques sur un sujet donné.
Le référentiel de management de projet le plus connu est le PMBoK : Project Management Body of Knowledge: un ouvrage de référence en management de projet, édité par le Project Management Institute (PMI). Le PMI, fondé en 1969, est une association professionnelle à but non lucratif qui propose des méthodes de management de projet. Son siège est à Philadelphie en Pennsylvanie (États-Unis), elle compte plus de 200 000 membres répartis dans 125 pays. Elle publie des standards relatifs au management de projet et est en charge de la certification des professionnels de la discipline.

Le PMBOK décrit les 9 domaines de connaissances et de compétences à maîtriser pour manager un projet : intégration, périmètre, qualité, délai, coût, ressources humaines, communication, risques, achats.

Elizabeth Gauthier

Le syndrome du bachelier ou la loi du dernier moment

Dans notre ouvrage, Manager par projets, chapitre 11, consacré à estimer la charge et la durée d’un projet, nous passons en revue les principales lois de la gestion du temps que l’on doit avoir en tête pour maîtriser cette denrée rare qui est le temps.

A ces lois de gestion du temps de référence (Pareto, Parkinson, Carlson…) je rajouterai celle « du dernier moment », observée personnellement et en famille en cette période d’examen scolaire.  Le bachelier, qui connaît longtemps à l’avance les dates des examens, et motivé pour obtenir le sésame pour les études supérieures, peut s’y prendre au dernier moment , se donner à fond tel un coureur de sprint et s’en sortir avec une mention Très Bien. En fait, transposé sur un projet, ce syndrome du bachelier se retrouve dans la pratique de la planification uniquement fondée sur le principe du rétro-planning ou de la date au plus tard, qui est risquée car repose sur les conditions suivantes :

– l’échéance pour être respectée est véritablement irréversible : date rendue publique, obligation réglementaire…

– capacité individuelle et collective des contributeurs à rester calmes face à l’échéance qui se rapproche de plus en plus et à ne pas se laisser envahir par un stress générant de la panique

– non apparition d’aléas ou imprévus pouvant venir mettre en péril la livraison du résultat attendu

C’est pourquoi, nous vous rappelons qu’un planning de projet, pour être réaliste, devrait toujours être élaboré dans les  » 2 sens » : dates au plus tôt et dates au plus tard

Elizabeth Gauthier

Et pendant ce temps là, le projet n’avance pas…

En ce jour d’arrivée de l’été, il me paraît opportun de faire le point sur les deux principes selon lesquels établir un planning de projet. Quel est le lien me direz-vous entre la période estivale et la planification ? Les congés d’été ! Ils sont par définition prévisibles donc intégrables dans un planning réaliste. Et pourtant, nombreux sont les chefs de projet qui semblent penser que le retard des projets est imputable aux vacances des acteurs, qui ont comme conséquence négative que « pendant ce temps là, le projet n’avance pas…! » Oui en effet, rares sont les tâches qui s’auto-réalisent sans une intervention humaine, une réunion de validation qui s’auto-anime sans la présences des décideurs…En revanche, il est fréquent de découvrir des plannings de projet dont la représentation GANTT peut faire penser que le projet se réalise de manière continue sans aucune interruption pour vacances des ressources.

Pour éviter cet écueil de la « planifiction » (planification science-fiction), et construire un planning réaliste correspondant à la stratégie du projet, deux principes sont à prendre en compte :

– soit les ressources s’adaptent au temps : le planificateur cherche le scénario optimal pour limiter la durée du projet, car le paramètre essentiel est la date de fin du projet. Auquel cas la mise à disposition des ressources doit se faire selon cette exigence. Des mesures sont prises dès le début du projet pour que les personnes soient rendues disponibles pour se mettre au diapason du projet et non l’inverse (affectation de personnes à temps plein sur le projet, durée des congés limitée…)

– soit le temps s’adapte aux ressources, : la stratégie est de mener le projet en fonction des ressources disponibles. Auquel cas, le planning met en évidence explicitement ce postulat. Il est bâti, analysé et validé  en toute connaissance de cause : les congés prévus, l’indisponibilité ou la faible disponibilité des personnes…Tous ces éléments étant admis et assumés collectivement.

Je vous souhaite de bonnes vacances d’été bien méritées  !

Elizabeth Gauthier

Dans quel monde on vit…

Par expérience, nous savons que les principales lois de la gestion du temps ont un impact sur la maîtrise des délais dans un projet. A titre d’exemples :

– la loi de  Fraisse, ou la loi de la dimension objective et subjective du temps, en fonction de l’intérêt ou de la difficulté pressentie d’une tâche. Pour certains, la phase de recette dans un projet système d’information est tellement primordiale qu’ils le souhaitent souvent plus longue que le strict nécessaire

– la loi de Murphy, ou la loi des ennuis maximum : le pire n’est jamais exclus, alors on inclut dans le planning des durées supplémentaires pour contingence, survenance d’aléas…

– la loi de l’horloge interne : les rythmes biologiques des personnes ont une influence sur leur efficacité, il est donc intéressant d’en tenir compte dans la programmation des activités, par exemple ne pas prévoir de relire un livrable de 100 pages après le déjeuner si ce moment correspond à une baisse d’énergie et de concentration

A ces lois « classiques » et bien connues, un chef de projet  a récemment énoncé 2 autres lois qui régissent selon lui dans son entreprise le pilotage des projets :

– la loi du CQFD : « c’est quasiment fini demain » : syndrome chronique dit-il, semblable au dicton populaire « demain on rase gratis », et comme dans une semaine il y a 5 jours, et il est très facile de prendre 5 jours de retard dans un projet sur la base que ce sera fini demain…

– la loi du « temps ratatiné » : « chez nous, on fixe d’abord la date de fin du projet et ensuite on ratatine les étapes, comme cela on affiche un planning qui sur le papier plaît à tout le monde, tout en sachant qu’il est irréaliste….

Dans quel monde on vit non ?

Elizabeth Gauthier