nouveau chef: : utiliser le rapport d’étonnement pour se positionner en allié

voici le « titre » et « la manchette » de la dernière séance de codéveloppement professionnel que j’ai animée, auprès d’adjoints de succursales:

« un nouveau contexte managérial et de direction »
Comment faire pour, rapidement, faire part au directeur de ce qui va/ne va pas dans l’unité pour, au vu de ce qu’il souhaite faire, que le duo fonctionne ?

celui qui a posé cette question (appelé « client » en codéveloppement), lui-même récemment installé en tant qu’adjoint, veut influencer sans s’imposer ni risquer de voir les propositions qu’il apporte refusées ou mises au placard.
Les participants ont clarifié le sujet, passé un « contrat » avec leur « client » comme le veut la méthode, et pendant la phase de consultation, l’idée a été donnée de présenter au nouveau chef les observations de l’adjoint depuis son arrivée, de manière écrite, en les intitulant « rapport d’étonnement ».
Ainsi
– les idées sont écrites, évitant ainsi les erreurs d’interprétation courantes dans ces premiers échanges qui cumulent respect du au titre et à place hiérarchique, prise de marque et recherche de consensus
– si les idées se révèlent erronées ou non pertinentes, elles sont le fait d’un ressenti spontané du aux premières semaines, que l’on retrouve dans le titre.

Le « rapport d’étonnement », souvent proposé aux stagiaires, aux débutants comme occasion d’observer, poser des questions et ainsi s »intégrer dans un service fonctionnerait donc aussi pour des cadres très expérimentés ? c’est en tout cas ce qui a été retenu et confirmé par les 8 participants de la séance de codéveloppement !

Valentine Chapus-Gilbert

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le manager et le codéveloppement: liens et infos

Connaissez-vous le processus de codéveloppement, venu du Québec ? Je le mets en place chez plusieurs clients et ai eu l’occasion d’en apprécier les résultats probants !

Je me suis amusee a faire un lien entre ce processus (dont je vous parlerai plus précisément dans un prochain post) et le rôle du manager, je vous le livre ci dessous:

1. Comme dans le codéveloppement, les thèmes abordés avec les collaborateurs ont besoin d’être clarifiés.

Derrière sa responsabilité d’animation et de motivation de ses équipes, le manager trouve notamment la communication, au quotidien, dans des situations courantes ou exceptionnelles, avec ses collaborateurs.

Pour savoir ce qui se passe dans son département, agir et réagir correctement face aux difficultés rencontrées par ses collaborateurs, il sera à l’écoute de leurs besoins.

Pour bien les comprendre, le manager doit laisser aux collaborateurs l’opportunité de clarifier son problème, son insatisfaction, la rendre la plus factuelle possible.

Exemple individuel: « tu ne m’as pas augmenté ni promu ! je suis découragé, c’est injuste ! » ou, sous forme de titre et manchette, « zéro », « quand le découragement et l’injustice prennent la place de la motivation et des perspectives d’évolution »

A clarifier avec le collaborateur :

· Pourquoi ces deux ressentis (découragement, injustice) ?

· Quels faits sous tendent ces ressentis ?

· Pourquoi aurai-je du le promouvoir ou l’augmenter ?

· Que souhaite t’il obtenir ?

A clarifier avec soi-même (travail individuel):

· Pouvais-je anticiper ces ressentis ?

· Suis-je équitable avec tous mes collaborateurs ?

· Que puis-je donner /faire pour estomper ces ressentis ?

· Etc.

Exemple collectif : quels indicateurs mettre dans les reportings pour suivre au mieux l’activité ? ou, sous forme de titre et manchette, « 100% satisfaits », « comment suivre l’atteinte des objectifs au jour le jour »

A clarifier avec l’équipe

· Qu’est ce qui existe à ce jour ?

· Quelles atouts / faiblesses dans ce qui existe ?

· Que font les autres services ?

· Qu’attendons-nous de mieux ?

· Etc.

2. Comme dans le codéveloppement, à chaque thème correspond une attente de la part du collaborateur qui, si elle est comprise, va donner lieu à un contrat d’aide ou de soutien par le manager
Exemple de contrat individuel possible :

· Je souhaite que notre échange aboutisse à des objectifs concrets pour être promu et augmenté

· Je souhaite que notre échange te permettre de comprendre mes objectifs professionnels pour une future promotion vers ce qui m’intéresse

· Je souhaite négocier immédiatement une promotion ou augmentation car tu n’as pas été équitable

· Etc.

Exemple de contrat collectif possible: quels indicateurs mettre dans les reportings pour suivre au mieux l’activité ?

· Je souhaite que notre échange permette de trouver deux indicateurs fiables et partagés pour suivre cette activité

· Je souhaite écouter vos idées d’indicateurs pour les présenter en comité de direction et établir un reporting partagé avec les autres services qui tienne compte de votre vision

3. Comme dans le codéveloppement, le manager « peut » ensuite apporter sa vision et ses conseils. Ce n’est pas la seule posture, ce n’est pas toujours la plus efficiente mais elle permet de dégager des pistes avec le collaborateurExemple de consultation individuelle possible

· Voila ma vision de ta performance, et les conditions de promotion de l’entreprise, elles ne sont aujourd’hui divergentes, ce qui explique ta déception

· Pour obtenir ce que tu attends, je crois que tu dois faire ceci, cela

· Pour atteindre ton objectif professionnel, pourquoi ne pas évoluer dans un premier temps vers telle fonction ?

NB : une autre posture, celle de manager-coach, peut se révéler plus adaptée dans une situation comme celle-ci, dès lors qu’elle n’est pas conflictuelle ni ne nécessite un recadrage.

Exemple de consultation collective (le manager est animateur) : quels indicateurs mettre dans les reportings ?

· Un questionnaire peut être remis en interne pour mesurer directement notre activité

· Le stock de dossiers peut être mesuré et devenir un objectif indiqué dans les prochains reportings

· Etc.

4. Comme dans le codéveloppement, un plan d’action clôt les échanges
Exemple de plan d’action du collaborateur :

· Compte tenu de cet échange, je décide de poursuivre vers telle fonction, en mettant l’accent dès aujourd’hui sur tel ou tel point, tout en respectant les objectifs que mon actuel manager me propose

· Je souhaite être augmenté et promu, pour cela je poursuis mes efforts car je n’ai pas atteint les exigences de l’entreprise, pour les atteindre au trimestre prochain

· Etc.

Exemple de plan d’action collectif : quels indicateurs mettre dans les reportings

· Proposition d’indicateurs d’activité : …

· Le manager le présente au comité de direction semaine 40

· Mise en place prévue semaine 41

· Etc.

qu’en pensez-vous ?

Valentine Chapus-Gilbert