Qu’est-ce qu’un chef de projet peut déléguer ?

Cette question m’est fréquemment posée par des chefs de projet que j’accompagne individuellement ou collectivement avec leur équipe. Ma première réponse consiste à leur rappeler une règle d’or, à savoir : on peut déléguer la réalisation d’une tâche, mais on ne délègue pas la responsabilité correspondante. Au bout du compte le délégant (la personne qui délègue) garde la responsabilité pleine et entière de ce qu’il a délégué à un délégataire. Quel piètre responsable de projet que celui qui s’abriterait derrière son équipe à qui il chercherait à faire porter le chapeau, en cas d’erreur ou de faute sur une tâche qu’il leur aurait déléguée !
Ensuite j’aime bien utiliser la formule suivante pour éclairer les chefs de projet sur ce qu’ils peuvent déléguer : « vous devez déléguer tout ce qui peut être mieux fait, plus vite et moins cher par quelqu’un d’autre que vous ».
Néanmoins, il y a un certain nombres de tâches, relatives notamment à l’animation des personnes, qui ne peuvent être transférées à d’autres intervenants même s’ils se révèlent compétents pour les prendre en charge :
– donner des signes de reconnaissance : ne demandez pas à quelqu’un de complimenter ou remercier en votre nom, un membre de l’équipe. Faites l’effort de remercier les personnes directement vous-même soit par mail, par téléphone ou en face à face. Demander à quelqu’un de le faire à votre place pourrait signifier que certes, vous appréciez les efforts fournis et le travail effectué, mais pas suffisamment pour le reconnaître personnellement…
– récompenser : en management hiérarchique classique, la distribution de bonus, de prime exceptionnelle…est du ressort du N+1, du supérieur hiérarchique, sur un projet c’est du ressort du chef de projet et non d’un co-équipier.
– réguler : ce n’est pas qu’une question de discipline ou de tension inter-personnelle. Traiter les problèmes de fonctionnement collectif de l’équipe sont de votre responsabilité.
– enfin, la relation avec le commanditaire et le comité de pilotage du projet : Elle est de votre ressort, à vous de la construire et de la développer de façon constructive et productive. Bien sûr que cela ne vous interdit pas de faire participer,chaque fois que vous le jugez utile pour le projet et valorisant pour les personnes, des membres de votre équipe à des réunions du comité de pilotage. En revanche, il vous appartient d’organiser et canaliser les échanges avec le commanditaire, il en va de votre légitimité !
Elizabeth Gauthier