Une vraie révélation

Les participants de réunions peuvent encore s’étonner de la magie opérée du travail en groupe. C’est ce qui s’est produit la semaine dernière lors d’une réunion de travail entre un manager et son équipe d’encadrement peu habitués à ce mode de fonctionnement.
Durant la journée, le manager et moi-même nous étions fixé 2 objectifs : renforcer la cohésion de l’équipe et être capable de produire un document de référence utilisable par tous. Dès le démarrage de la réunion, certains sceptiques ont émis des réserves quant à l’utilité du processus et d’autres plutôt moteurs ont manifesté leur enthousiasme.
Quelle ne fut la surprise des dubitatifs, lorsqu’à la fin de la matinée, c’est à dire au bout de 3 heures d’échanges, le contenu du document de référence fut approuvé par tous. Je ne vous cache pas ma satisfaction. A la fin de la réunion, j’ai demandé aux personnes de qualifier la séance. Leurs mots furent : « moment magique, créatif, efficace, agréable, productif, sympathique, à renouveler pour d’autres sujets… »

Qu’est ce qui a contribué à cette réunion réussie ?
– un accueil chaleureux organisé par le manager : une mise en condition positive : le ton de la journée est donné
– des participants bien informés au préalable : l’objectif de la réunion est connu de tous
– un lieu différent du quotidien : les participants se sentent valorisés
– l’annonce des règles de fonctionnement du groupe : consensus et contractualisation
– un facilitateur : des modalités d’animation participatives favorisant les échanges et les expériences de chacun
– une durée ajustée au sujet à traiter : réunion rythmée sans courir après le temps
– une bonne répartition des rôles : co-animation entre le manager et le facilitateur

Conclusion : le succès d’une réunion repose sur sa préparation minutieuse !

Marine Cousin-Bernard

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